【これで安心!例文付き】インターンシップを正しく辞退するには?

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記事更新日 2022年10月04日

30秒 就活力診断!

この記事内容の監修者

ジョブトラ編集部
ジョブトラアカデミー編集部です。 早期内定をサポートする、リアルな体験談やコラムを発信しています。

はじめに

インターンシップが
同じ日程に2つ以上かぶってしまった…
あるいは、急用など不測の事情があり、
インターンシップを辞退・キャンセル
しなければならないことが
あるかもしれません。

そのような時の
適切な方法とは
どのようなものなのでしょうか。
そもそも、
簡単に辞退・キャンセルしても
良いものなのでしょうか。

今回は、辞退・キャンセルする際の
ビジネスマナーを、
例文とともに確認していきましょう。
 

インターンシップってキャンセルしていいの?

企業側も日程の重なりや不測の事態が
学生側に起きてしまうことを
理解しています。

そのため、理由のあるキャンセル
問題ありません。

しかし、複数日程が組まれている
インターンシップの場合は
日程調整を試みるなど、
可能な限りキャンセルしない方法
探しましょう。

また、辞退・キャンセルが決まったときは
即座に辞退の意思を
企業側に伝えましょう。

直前連絡は
企業へ迷惑をかけるだけではなく、
参加したくてもできなかった他の学生の
チャンスを奪うことになってしまうため、
NGです。

企業側は
様々な側面から学生のことを見ています。
節度を保ち、礼儀の正しい印象を
企業に与えることが重要になります。
 

辞退・キャンセルの順序って?

インターンシップのキャンセルを行なう時は、
まずは電話で連絡するようにしましょう。

メールのみの連絡は、
双方のコミュニケーションが取れないため、
企業側に悪印象を与えてしまう恐れがあります。
また、メールは担当者が見逃してしまうという
デメリットもあるため、
電話で用件を伝えた後の確認として
メールを利用すると良いでしょう。

ただ、連絡の一切を
メール指定にしている企業に対しては、
メールの文面において
丁寧な意思表示
が求められます。

以下では、電話・メールによる連絡のコツと
例文をご紹介します!

辞退・キャンセル連絡の仕方

<電話の場合>

電話をかける際は、
内定メール等を頂いた
担当者の方に直接かけるのが一般です。
そのようなものがなければ、
インターンシップの担当者の方にかけましょう。

その際、心がけるべきことは、
誠実さを持って、しっかりとした口調で話す
ということです。
恐れずに話しましょう。

次に話す内容として、まず例文を示します。


〇〇大学の〇〇と申します。
先日は御社のインターンシップ〜〜の内定を頂き、
ありがとうございました。

しかし、御社のインターンシップが決定した後、
△△の予定が入ってしまったため、
今回、辞退させて頂きたいと思い、
お電話致しました。

大変申し訳御座いませんでした。


ポイントは、
① 自己紹介から始める
② 内定をもらったインターンシップの内容とお礼を述べる
③ 辞退理由を述べる
④ 辞退することへの謝罪をする
ということが挙げられます。

また、複数の日程がある企業には
③と④の間に、
日程変更をお願いしてみると良いです。

〇月〇日からの日程では
参加できなくなってしまいました。
つきましては、日程変更をお願い出来ないでしょうか。

というように聞くと良いでしょう。

<メールの場合>

電話をした後にその内容確認の意味も込め、
改めてメールを送りましょう。

メールは文面が残るため、
誤字脱字等に細心の注意を払ってください。

ここでの例文は、
メールで初めて辞退を伝える場合の文章となります。
電話後のメール方法については、
ポイントで詳しく述べます。


株式会社□□
人事部
□□様

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

私、〇〇大学の〇〇と申します。
この度は、インターンシップ〜〜の
内定を頂き、ありがとうございました。

しかしながら、貴社のインターンシップが決まった直後に
△△が入ってしまいました。
そのため、身勝手この上ないですが、
この度のインターンシップを辞退させて頂く決断を致しました。

貴社には大変なご迷惑をお掛けする次第となり、
大変申し訳御座いませんが、何卒宜しくお願い申し上げます。

〇〇(署名)


ポイントとしては、
① 宛名を書く(電話応対者の名前は漢字まで要確認)
② 自己紹介(電話後の場合、電話した旨を伝える)
③ 参加予定のインターンシップ内容などを述べる
④ (辞退理由を述べる)→メールのみの場合
⑤ 辞退することへの謝罪をする
ということが挙げられます。

そして再度注意になりますが
メールは文面として残るものなので、
誤字脱字等には気をつけましょう


また、キャンセルの理由に関しては、
誠実さを出すためにも
嘘はつかないようにしましょう。
理由を丁寧に述べることで、
応対者の感情を害することなく
キャンセルの旨を伝えることができます。
 

さいごに

インターンシップは
自分で企業を選択し、
その企業からも選ばれた結果、
参加できるものです。

そのため、
本来辞退は避けたいものになります。
やむなくキャンセル・辞退する場合は
電話で誠意を持って伝えるようにしましょう。

伝え方が悪いと
インターンシップの先にある
本選考に少なからず関わってきます。

正しい順番で、
かつ丁寧な言葉を心がけましょう!

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