就活を”効率的”にスケジューリングとは違う〜タイムマネジメント〜

はじめに

タイムマネジメントの重要性が
現代社会で増してきています。

ただ漠然と仕事をしても効率は上がりませんし、
成り行き任せでは予定通りに仕事を終わらせることは出来ません。

その結果無駄な残業が発生したり、
休日出勤を余儀なくしてしまうことになりかねません。

これは学生、特に就活生にとっても例外ではありません。
テスト、レポート、アルバイト、就活と日に日に忙しくなっていく中で
タイムマネジメント＝時間管理ができる就活生は就活にも有利になります。

タイムマネジメントとスケジューリングの違い

【スケジュール管理とは】

会議などの「人と約束した時間」、
つまり「アポイントメントを管理すること」を指します。

【タイムマネジメントとは】
シンプルに言うと「時間の使い方を計画して、実行すること」です。


一番の違いは・・・

▶︎アポイントメントや期限を管理しているだけでは、
タイムマネジメントではないということです。
それ以外の時間の使い方も計画することが、
タイムマネジメントには必要になってきます。


具体的に就活生の場合は・・・

▶︎ESの提出期限やOB訪問の予定などを
スケジュール帳に書き留めるだけでなく、
その準備をいつどれくらいの時間をかけてやるか、
まで考えるのがタイムマネジメントです。

タイムマネジメントの基本：３つの管理

このタイムマネジメントでは、
管理しなければいけないものが３つあります。

①「アポイントメント」
②「タスク」
③「リソース」


【アポイントメント】

これは上でも記述したように「人と約束した時間」を管理することです。

このアポイントメントとは時間の自由がきかないという意味では大変ですが、
一度決めてしまえば迷うことはありません。


【タスク】

タスクとは「時間が決まっていない仕事」 です。

基本的に１人で行い、
このタスクには「期限」があることが多いですが、
「いつ実行するか」は、自由で、
自分で好きなように決めることができます。

だからこそ、つい先延ばしにしてしまって、
あとで困る・・・なんてことも起こりますし、
いつ実行するべきか、あるいはどれから先にやるべきか、
迷ってしまうことあります。

そういう意味で、タスク管理のほうが、
アポイントメントの管理よりも難しいです。


【リソース】

リソースとは 「自分が使える時間」を指します。

そして、「リソース管理」とは、
「自分の使える時間」と「自分の抱えている仕事」
のバランスを管理すること。

つまり、やれる以上のことを自分に課していないか、
やりたいことであふれることになっていないか、
管理することを指します。

タイムマネジメントの実践方法

【To Do リストを作る】

▶︎締め切りや優先順位などは考えず、
とりあえず今抱えている「やるべきこと」を洗い出していきましょう。

また自分にとってやった方がよいことも書き出してみるとよいでしょう。


【優先順位を付ける】

▶︎「緊急かつ重要なもの」
＞「重要だが緊急ではないもの」
＞「緊急だが、重要ではないもの」
＞「緊急でも重要でもないもの」

という優先順位をつけていきましょう。


緊急度は締め切り順に設定してください。
重要度は「高い成果を求められているもの」
はもちろん「関わる人数の多いもの」も
重要度が高いです。

また「緊急でも重要でもないもの」に関しては、
本当にやるべきことなのかを判断しましょう。

おそらく大半がやらなくていいことです。
思い切って省いてしまってください。

この、自分は「やるべきだ」と思っていたことを
「やらなくていいこと」と判断する作業が
とても大切。頭が整理されます。

そして優先順位をつけたら、締め切りのない仕事でも
自分なりの締め切りを設けましょう。

ここまでできればTo Do リストはほぼ完成です。

上記のリストをできるだけ
優先順位の高いものから終わらせられるように。

1日のスケジュールを組むことで完成です！！

タイムマネジメントをうまくやるコツ

１.“余裕”を持ったスケジュールを組む

予定をぎゅうぎゅうに詰め込むと、
予想していなかった事に対応できません。
そのため、8時間使えるなら、
予定を決めるのは5時間くらいまで。
もし何も途中で起こらなければ、
時間に余裕が生まれ、
前倒しで業務を進められるので
気分良く進められることができ一石二鳥です。


２.“重要な課題”は午前中に片付ける

人は寝ている時に大脳の中でその日の情報を整理します。
そのため朝は頭が一番すっきりしている時間。
思考の視野が広がり、
発想力や思考力が最も高まっている時間帯です。
また重要かつ難しい課題やレポートは、
2時間単位で区切りをつけましょう。
というのも、人間の集中力が続くのは
約2時間が限度と言われているため。


３.締切は“短め”に設定する

ダラダラと進めたからといって必ずしも良い成果があげられる、
というわけではありません。
むしろタイトな締め切りを前にしたほうがより集中力が続くことも。
そのため、頑張らないと終わらないくらいの「短めの締め切り」を自分で設定するのがポイント。
時間に制限があったほうが人間は頑張ることができるのです。


４.重い課題は“細かなタスク”に分ける

重い仕事は往々にして長いスケジュールで組まれることが多いですよね。
その分、終わりが見えないため、
着手しようとするやる気がなかなか湧いてきません。
そこでいくつかの細かいタスクに分けて、
短期の締め切りを設定することが大切です。
毎日少しずつでも進めていきましょう。


５.５分でできることは“すぐ”にやる

メールの返信や提出物の作成など、
すぐに終わるようなことはその場で終わらせてしまいましょう。
すぐに終わることを先延ばしにすると、どんどんタスクが増えてしまいます。


６.“すぐ終わるタスクから”１日を始める

「優先順位の高いものから実行する」
というのがセオリーですが、
1日の始まりにエンジンをかける意味でもすぐ終わるタスクから最初に片付けるのは効果的。
ウォーミングアップになり、1日の作業効率がアップします。

オススメの本

『エッセンシャル思考　最小の時間で成果を最大にする』
著｜グレッグ・マキューン

全米でベストセラーとなった話題の本。

アップルやグーグルなど世界的な大企業のアドバイザーを務める著者が紹介する「選択と集中」の方法です。

単なるタイムマネジメントの方法論ではなく、
本当に重要なことを見極めてそれを確実に実行するための方法論が
紹介されています。

「何かを得るには何かを捨てる必要がある」
と説き、99％のムダを捨て1％に集中する思考術が書かれており、
とても実践的な内容です。


『TQ心の安らぎを得る究極のタイムマネジメント』
著｜ハイラム・W・スミス

世界で2100万人のユーザーに支持されているフランクリン・プランナーを開発した著者が送るタイムマネジメントの指南書です。

単なる効率化ではなく、
自分の手に貴重な時間を取り戻し、
「心の安らぎ」を得ることを最終目標とした本です。
そのため、まず本書で説かれるのは「価値観を明確化」
することで意識改革することです。

本を読みながら、実践していくことでタイムマネジメントができるようになっていきます。

また実例が豊富であるため、
納得度も高いと評判な本です。


『レバレッジ時間術　―　ノーリスク・ハイリターンの成功原則』
著｜本田直之著

精神論ではなく、実践的かつ実用的に時間を作る方法を紹介した名著です。

「時間もお金と同じように、余ったら好きなことにまわすという考え方ではなく、最初から天引きしろ」
という考え方に衝撃を受けた読者多数います。

ハワイに住むことを目標に
タイムマネジメントを行なった著者は、
実際に今1年の半分をハワイで過ごしています。

最小の努力で最大の成果を上げたい方に
必見の内容です。

おわりに

いかがだったでしょうか？

就活生は３月に近づくにつれて
どんどん忙しくなっていきます。

そんな中で
しっかりとタイムマネジメントをできる人は
就職活動でも必ずいい結果がついてきます。

またタイムマネジメントのメリットとして
計画通りに進めることで達成感が生まれ、
満足得られるだけでなく、
就職活動に対する漠然とした不安も
計画的に進められていると感じられるため
拭えるはずです。

また、タイムマネジメントは
社会人になっても求められるスキルです。

是非この機会に身につけておきましょう！