インターンの締め切りはExcelで管理！やり方教えます！

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ジョブトラ編集部

ジョブトラアカデミー編集部です。 早期内定をサポートする、リアルな体験談やコラムを発信しています。

ジョブトラ読者の皆さん、就活お疲れ様です。

就職活動って情報がいっぱいですよね。

さらにこれからどんどんインターンが増えていきます。

皆さんはインターンの企業名、締め切り、提出物といった情報をどのように管理していますか？

インターンの情報は ExcelかGoogle スプレッドシートで管理するのがおすすめ。

社会人になったらExcelは必須のスキルです。

今のうちから少しでも触っておくことで、使い方を覚えていきましょう。

Excelとスプレッドシート、どっちがおすすめ？

Excelとスプレッドシート、どちらもよく使われている表計算ソフトですね。

結論からいうと、どちらでもいいと思います。

自分が使い慣れているほうを使うとよいでしょう。

どちらも使い慣れていないなら、Excelがおすすめです。

Excelのほうが解説が多く、機能もシンプルだからです。

学校でExcelを習った人も多いのではないでしょうか。

スプレッドシートはExcelよりも比較的最近できた機能であり、現在もExcelを使用している会社は多いと想定されます。

また普段からパソコンで作業する人は 、Excel のほうが使い勝手もよいでしょう。

スマホやタブレットなどいろいろな端末で操作する人は、スプレッドシートのほうが便利かかもしれません。

私自身がExcelを使いこなせていないだけかもしれませんが、スプレッドシートのほうが共有機能面で優れているように思います。

とりあえず今回はExcel について話を進めます。

必要な情報は？

インターンの情報を管理するExcelシートに必要な情報は何でしょうか。

主に以下の項目が考えられます。

・企業名

・現状（落、結果待ち、決定、放棄）

・締め切り

・選考フロー（ES,Webテスト,GD,面接）

・インターン日時

・会場（都市名、オンライン）

・メモ

この他には、

・日数 (1day,3days,5days~)

・マイページID

・マイページPW

などの項目があってもいいかもしれません。

作り方

機能を順番に解説していきます。

以下の説明を読んだり実際に検索したりして、自分で使いやすいようにカスタマイズできるとよいでしょう。

選択肢をつくるー「入力規則」

難易度☆☆

B列、D〜G列で使っているのが、「入力規則」です。

「入力規則」は、データタブの中にあります。

細かい操作方法は、公式サイトのヘルプもご覧ください。

または、「Excel　入力規則」などで調べるとやり方が見つかると思います。

（参考：Microsoft｜データの入力規則の詳細）

締め切り順に並べるー「並び替えとフィルター」

難易度☆

C列に締め切りを書く欄があります。

ここに締め切りを書く際は、必ず半角数字で入れましょう。

「8/10」と入力すると、勝手にExcelが日付と判断して、「8月10日」と表示してくれます。

きちんとデータを日付として入力したら、「並び替えとフィルター」が使えます。

「並び替えとフィルター」は、「データ」タブにあります。(＊Mac版の場合は「ホーム」)

細かい操作方法はこちらをご覧ください。

（参考：できるネット｜Excelで表のデータを並べ替える方法）

（参考：Microsoft｜日付を基準にして並べ替える）

色をつけて見やすくするー「条件つき書式」

難易度☆☆

最後に、必要なところに色をつける方法をお伝えします。

今回は「締め切りが今月の場合」と、「結果待ち」「決定」の所に色をつけます。

まずは締め切りです。

締め切りが入っているのはC列なので、「C」をクリックして C 列全体を選択します。

その状態で「ホーム」タブにある「条件つき書式」をクリックします。

「セルの強調表示」→「日付」を選択します。

書式ルールで「今月」を選んで、完成です。

次にB列の「現状」の、「決定」と「結果待ち」に色がつくようにします。

ここでも、B列全体を選択し、「条件付き書式」→「セルの強調表示」→「文字列」を選択します。

文字列を指定する欄に、たとえば「決定」と入力し、色を指定します。

こうすると「決定」というセルだけが色つきで表示されます。

同じように、B列全体を選択し、「条件つき書式」→「セルの強調表示」→「文字列」を選択します。

文字列を指定する欄に今度は「結果待ち」と入力し先程とは違う色を指定します。これで「結果待ち」も強調表示されるようになりました。

テンプレートでは、おまけでD〜G列の「結果待ち」にも色がつくようにしてあります。

これ以外にも、自分が目立たせたい情報に色をつけてください。

条件つき書式は他にも色々な使い方ができます。

もっと遊んでみたい方は下のリンクをご参照ください。

（参考：Office Hack｜Excelの条件付き書式とは？基本的な使い方やできること例）
 

おまけ:ショートカットキーを使えるようになろう

ショートカットキーは、覚えるととても便利です。

まずは、「Ctrl＋C」「Ctrl+V」「Ctrl＋A」「Ctrl＋Z」「Ctrl＋S」の5つを使いこなせるようになりましょう。

意味は以下の通りです。

Ctrl＋C：コピーする。「copy」の「C」

Ctrl+V：貼り付ける。Cの隣。

Ctrl＋A：全てを選択する。「all」の「A」

Ctrl＋Z：戻る。文字キーの一番左。

Ctrl＋S：保存する。「save」の「S」

この5つが使いこなせるだけでもショートカットキーの便利さがよくわかるようになると思います。

この5つを覚えたら他のショートカットキーも使っていきましょう。

たくさん覚えるとパソコンができる人っぽくなります。

（参考：Microsoft｜Excelのショートカットキー）

おわりに

Excelはとても便利であり、社会人になってから会社でもほぼ使用することになるはず。

就活の情報をExcelで管理することで、学生のうちからExcel にも慣れておきましょう！

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